Ce este un dashboard?

Dashboard-urile au devenit instrumente standard utilizate în afaceri în ultimii 10 ani

Un dashboard reprezintă o vizualizare a celor mai importante informații necesare pentru a atinge unul sau mai multe obiective; informațiile trebuie sistematizate și aranjate pe un singur ecran astfel încât să poată fi monitorizate dintr-o singură privire

(Stephen Few, Information Dashboard Design, 2006)

Datele îți spun ce se întâmplă, dar o poveste spusă cu ajutorul unui dashboard îți spune de ce contează, de ce sunt importante acele date

Definirea scopului unui dashboard

Punctul de start în crearea unui dashboard este definirea scopului acestuia și a obiectivelor pe care le va îndeplini.

Întrebările cheie care trebuie adresate înainte de crearea unui dashboard sunt:

Care este audiența?

Ce valoarea adăugată va avea dashboard-ul?

Ce tip de dashboard este necesar / voi realiza?

Cine? Ce ? De ce ?  à Cum vor fi utilizate datele pentru a atinge obiectivul?

Ce valoare adăugată va aduce dashboard-ul

Dashboard-urile pot servi mai multor scopuri. Înainte de a crea un dashboard, trebuie avute în vedere foarte clar motivele realizării dashboard-ului:

Cunoașterea și adresarea audienței

Rol

Ce decizii trebuie luate?

Ce întrebări au nevoie de răspuns?

Flux de lucru

În ce context va fi utilizat dashboard-ul?

Ce informații utilizează zilnic? Cât timp au să analizeze cifrele?

Gradul de comfort cu cifrele și datele:

 Cât de familiarizați sunt cu utilizarea datelor?

 Au expertiză în utilizarea software-ului? Le face plăcere să analizeze cifrele?

Expertiza în afaceri și date

Cât de familiarizați sunt cu indicatorii cheie de performanță?

Le sunt familiare terminologia specifică industriei și companiei?

Ce tip de dashboard voi realiza?

În funcție de scop:

General: Prezentarea informației la nivelul întregii organizații

Specific: Cu accent pe o anumită funcție, proces, produs, etc.

În funcție de rolul în afacere:

Strategic: Oferă o expunere de nivel-înalt, generală, pe termen lung asupra performanței

Operațional: oferă o expunere centrată, pe termen-scurt și tactică asupra performanței

În funcție de orizontul de timp:

Istoric: care analizează trendurile de evoluție în timp

Instantaneu: analizează performanță doar pentru un anumit moment în timp

În timp real : monitorizează performanță pe măsură ce se derulează

Predictiv: utilizează informațiile din trecut despre performanță pentru a prezice viitorul.

Ce tip de dashboard voi realiza?

În funcție de nivelul de personalizare:

Universal: o singură versiune pentru toți utilizatorii

Care se poate personaliza: cu funcționalități care permit utilizatorilor să modifice vizualizarea astfel încât să se potrivească nevoilor lor

În funcție de nivelul de detaliu:

De ansamblu: sunt prezentate doar cifrele esențiale de nivel înalt

Detaliat: oferă posibilitatea utilizatorului să privească în detaliu la date pentru a obține un context mai larg.

În funcție de punctul de vedere:

Descriptiv: dashboard-ul îi transmite utilizatorului explicit cum să interpreteze datele

Explorator: interpretarea rezultatelor este la latitudinea utilizatorului

Structura unui dashboard

(Stephen Few, “Pervasive Hurdles to Effective Dashboard Design”, Visual Business Intelligence Newsletter, 2007)

Structura unui dashboard

Un dashboard cu structură bazată pe fluxuri (de flux) subliniază secvența de evenimente sau acțiuni de-a lungul timpului.

Exemple:

Etapele procesului de asigurare a suportului pentru clienți

Procese opreraționale

Procesul de vânzări (De la lead-uri prin canale de vânzare).

Un dashboard cu o structură bazată pe relații (de relaționare) evidențiază legăturile dintre entități sau anumite măsuri.

Aceste relații pot fi matematice, georgrafice, organizaționale sau funcționale.

Dashboard-ul din exemplul alăturat expune relațiile dintre indicatorii financiari, pentru ca utilizatorii să înțeleagă factorii care influnețează venitul net.

Structura unui dashboard de grupare presupune gruparea informațiile relaționate în categorii sau ierarhii. 

Așezarea împreună a elementelor similare poate crea logică și accesibilitate unui dashboard care altfel ar putea părea dezordonat.

Principii de design ale unui dashboard

Este indicat ca design-ul dashboard-ului să se concentreze doar pe câteva principii de design care vor fi urmate îndeaproape

A. Design compact / Design Modular

Caracterul compact al unui dashboard presupune că vizualizarea respectivă poate fi cuprinsă de creierul uman

Anumite dashboard-uri devin prea mari și greu de urmărit într-un efort de a include cât mai multe informații

Dashboard-urile pot fi împărțite în bucăți mai mici, fiecare din acestea răspunzând la o întrebare.

B. Dezvăluire treptată a informației.

Informația este dezvăluită pe măsură ce utilizatorul își exprimă interesul.

Utilizatorul nu este copleșit de la început cu toată informația

Creșterea nivelului de detaliu se face în general de la:

Indicatori cheie à

Contextul indicatorilor à

Detalii cu privire la indicatori

Principii de design ale unui dashboard

C. Ghidarea atenției

Utilizarea indiciilor vizuale și a funcționalității pentru a îndrepta atenția utilizatorului către lucrurile cele mai importante

Printre mecanismele care pot fi folosite se numără: alerte, poziționare pe pagină, utilizarea cu atenție a culorii și fonturilor. 

D. Susținerea unei utilizări facile

Evitarea unei supraîncărcări a vizualizării, minimizarea numărului de acțiuni pentru fiecare sarcină astfel încât noii utilizatori să fie încurajați să utilizeze vizualizarea

Oferirea unor descrieri clare și concise a ceea ce înseamnă elementele de pe dashboard. 

E. Posibilitatea personalizării

Asigurarea flexibilității pentru ca dashboard-ul să fie relevant pentru diferiți utilizatori.

În general, se realizează prin utilizarea filtrelor

F. Explicații înainte de informații

În cazul în care este nevoie de context și explicații pentru a înțelege evenimente noi și nefamiliare

Uneori, lăsarea interpretării datelor la latitudinea utilizatorului poate conduce la concluzii greșite și confuzie.

Elemente care asigură funcționalitatea unui dashboard

Capacitatea de a detalia

Abilitatea de a trece de la un indicator sau o reprezentare de sinteză la indicatori care să ofere mai multe detalii, mai mult context asupra informației

Filtre

Permite utilizatorilor să definească ceea ce se expune în dashboard în funcție de nevoile și interesele lor.

Filtrele pot fi globale (aplicabile întregului dashboard)  sau locale (specifice unui  grafic)

Asigurarea comparațiilor

Abilitatea de a vedea două sau mai multe seturi de date unul lângul altul

Alerte

Evidențerea informației pe baza unor criterii predefinite.

De exemplu, o alertă poate fi activată dacă un indicator depășește o anumită valoare prag.

Greșeli de evitat în crearea unui dashboard

Context

Conducerea companiei este interesată de monitorizarea vânzărilor realizate pe județe, precum și evidențierea județelor dar și a categoriilor de produs cu o rata de profit scăzută, și care este evoluția lunară vânzărilor și a ratei de profit în 2018. La nivel de județ interesează județele care au înregistrat pierdere, cele cu profitabilitate pana in 10%, între 10% și 20% și peste 20%.

La nivel de regiuni de dezvoltare, rata de profit trebuie să fie peste 20% pentru ca echipa coordonatoare la nivel regional să indeplinească ținta de profitabilitate. De interes deosebit sunt și regiunile care înregistrează pierdere.

De asemenea, conducerea dorește să afle care sunt județele care înregistrează cele mai mari vânzări pe client (top / clasament), cu posibilitatea vizualizării pe segmente de client și pe categorii de produs.

Indicatori care vor fi incluși

Pentru a realiza un dashboard care să răspundă nevoilor audienței, va trebui să includem următorii indicatori:

Vânzări totale pe județe

Rata de profit pe județe / categorii de produse / pe luni

Rata de profit la nivel de regiuni (evidențierea celor cu rata de profit peste 20% și cu rata de profit negativă).

Vânzări pe client / pe segmente de client / pe categorii de produs. (clasament județe)

Structura propusă a dashboard-ului

Pe baza indicatorilor și a nivelului de detaliu solicitat, optăm pentru următoarele grafice componente:

Scatter plot care să evidențieze relația dintre profit și vânzări pe județe

Hartă care să evidențieze rata de profit pe județe (culoare) și vânzările (suprapunere bubble chart)

Bar chart cu vânzările pe client (clasament)

Tabel care să evidențieze dacă s-au îndeplinit țintele de profitabilitate pe regiuni.

Filtre necesare: Timp – luni (in funcție de data comenzii), Segment de client, Categorie produs

Tipul de dashboard: General, Care se poate personaliza de utilizator (utilizare filtre), Detaliat, Explorator

Crearea unui dashboard pentru baza de date Comenzi

a)  Tabel care să evidențieze dacă s-au îndeplinit țintele de profitabilitate pe regiuni.

b) Scatter plot care să evidențieze relația dintre profit și vânzări pe județe

c) Hartă care să evidențieze rata de profit pe județe (culoare) și vânzările (suprapunere bubble chart)

d) Bar chart cu vânzările pe client (clasament)

Construirea dashboard-ului

Utilizarea elementelor interactive – adăugarea de filtre și acțiuni în dashboard

Adăugarea acțiunilor în dashboard

Acțiunile se referă la corelarea diferitelor informații din dashboard. De exemplu, să prespunem că observăm că o regiune nu își îndeplinește ținta de profitabilitate. Atunci, ar fi interesant ca la selectarea unei regiuni (din graficul situat în partea de sus a dashboard-ului), să limităm informațiile din celelalte două reprezentări la acea regiune.

Acest lucru poate fi realizat printr-o Acțiune